Meetings in Form eines Jour Fixe sind in unserer modernen Arbeitswelt weit verbreitet. Doch was ist ein Jour Fixe überhaupt und welche Aspekte müssen beachtet werden, damit ein Jour Fixe ergebnisorientiert, zeitsparend und produktiv gestaltet werden kann? Wir bringen Licht ins Dunkel und geben Ihnen acht hilfreiche Tipps für die Planung, Durchführung und Evaluation eines klassischen Jour Fixe.
- Jour Fixe – Definition & Chancen
- In Kleingruppen zum Erfolg: Teilnehmer bestimmen
- Die Rollenverteilung im Jour Fixe
- Turnus und Terminfindung
- Gut organisiert: Vorbereitung eines konkreten Jour Fixe-Termins
- Ausstattung des Meetingraumes
- Grundlage des Jour Fixe: Deutliche Zielsetzung
- Ablauf und Timing
- Jour Fixe Protokoll
- Fazit
Jour Fixe – Definition & Chancen
Der französische Begriff Jour Fixe lässt sich dabei wörtlich mit „fester Tag“ übersetzen und bezeichnet einen im regelmäßigen Abstand wiederkehrenden Termin. Solche Regeltermine gelten dabei gegenüber klassischen Meetings als besonders effizient. Über ein Viertel ihrer regulären Arbeitszeit verbringen Studien zufolge viele Vollzeitbeschäftigte in Betrieben mit Besprechungen, Terminen und Meetings. Trotz der zunehmenden Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Kommunikationsmitteln nimmt also der persönliche Austausch weiterhin eine entscheidende Rolle ein. Allerdings empfinden die meisten Mitarbeiter die bisherige Meetingkultur als wenig effektiv und wünschen sich nicht nur weniger persönliche Besprechungen in großen Gruppen, sondern kürzere Meetings im kleinen Rahmen.
Genau hier setzt das Jour Fixe an, dessen typische Kennzeichen die folgenden sind:
Die Bezeichnung Jour Fixe ist keinesfalls ein Modebegriff unserer Zeit, sondern stammt bereits aus dem 18. Jahrhundert: Im gehobenen Bürgertum stand die Begrifflichkeit für einen festen Tag in der Woche, an dem ein offenes, gesellschaftliches Ereignis stattfand. Trotz der französischen Herkunft des Begriffes wird die Bezeichnung ausschließlich im deutschen Sprachraum verwendet. Im Englischen wird ein Jour Fixe in der Regel als Regular Meeting bezeichnet.
Besonders verbreitet sind Jour Fixe im Projektmanagement für die gruppeninterne Abstimmung. Je nach Projekt sind hier häufig die Beteiligten auf verschiedene Städte oder sogar Länder verteilt, sodass die interne Kommunikation manchmal schwerfällt. Somit dient das kurze Meeting beispielsweise für die Besprechung des aktuellen Projektstatus, der Evaluierung von Erfolgen und Misserfolgen sowie der Festlegung der nächsten Schritte. Alle Beteiligten werden dabei auf den gleichen Wissensstand gebracht.
Doch auch im klassischen Büroalltag spielen solche Meetings eine wichtige Rolle. Im Büro ist die mangelnde und schlechte Kommunikation eine der häufigsten Ursachen für Missverständnisse und Probleme. Ein Jour Fixe unterstützt beispielsweise den Austausch bei abteilungsübergreifenden Zielsetzungen und kann die Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten fördern.
Allerdings kann ein Jour Fixe nur dann das Projekt und die Kommunikation voranbringen, wenn es auch effizient gestaltet wird. Vor allem der Aspekt des Zeitmanagements spielt dabei eine entscheidende Rolle.
In Kleingruppen zum Erfolg: Teilnehmer bestimmen
Ein Meeting kann nur dann zum Erfolg eines Projektes führen, wenn auch die richtigen Personen daran teilnehmen. Viele Meetings bestehen dabei aus großen Personengruppen, was jedoch häufig zu Chaos, langwierigen Besprechungen, einer Informationsflut und Kommunikationsproblemen führt.
Hier heißt es deswegen oftmals: Weniger ist mehr. Ein Hauptkennzeichen eines Jour Fixe ist die kleine Personenzahl, die involviert ist. Die Besprechung findet in Kleingruppen zwischen zwei und vier Personen statt, die dann wiederum weitere Mitarbeiter ihrer Abteilung informieren – häufig in Form eines Protokolls. Organisatoren eines Jour Fixe müssen deswegen darauf achten, dass von jeder beteiligen Personengruppe mindestens ein Mitarbeiter für das Jour Fixe eingeladen wird.
Die geringe Anzahl an Personen erleichtert nicht nur die Kommunikation und gilt als effizient, sondern bringt auch weitere Vorteile mit sich: Sie brauchen nur einen kleinen Besprechungsraum und jeder Beteiligte hat eine feste Rolle mit Verantwortung und wird nicht versuchen, Aufgaben auf andere Mitarbeiter abzuwälzen. Außerdem können Verantwortliche direkt und persönlich angesprochen werden und Probleme lassen sich schneller erfassen und lösen
Die Rollenverteilung im Jour Fixe
Eine wichtige Rolle zur Gestaltung eines Jour Fixe nimmt der Organisator ein: Er bestimmt den Termin und den Turnus, verschickt die Einladungen und organisiert einen Raum für das Meeting. Außerdem macht er sich Gedanken über die wichtigsten Tagesordnungspunkte und gestaltet den Ablauf des Jour Fixe.
Dazu gehört auch die weitere Rollenverteilung: Bereits im Voraus sollte ein Protokollführer bestimmt werden, der während des Termins alle wichtigen Aspekte und den aktuellen Fortschritt des Projekts dokumentiert. Das ist nicht nur wichtig, um auch zu einem späteren Zeitpunkt alle essenziellen Ergebnisse nachzuvollziehen, sondern dient abwesenden Personen und Mitarbeitern, die an dem Projekt beteiligt sind, zum besseren Verständnis. Das Protokoll sollte in jedem Fall nach dem Jour Fixe digitalisiert werden.
Turnus und Terminfindung
Zeitdruck, Besprechungen oder ganz einfach unterschiedliche Arbeitszeiten: Oftmals fällt es bereits im klassischen Unternehmen schwer, mit mehreren Beteiligten einen gemeinsamen Termin zu finden. Noch komplizierter wird es, wenn sich die Personen, die für das Meeting anwesend sein sollten, an verschiedenen Standorten befinden. Genau hier liegt der Vorteil eines Jour Fixe: Durch die Regelmäßigkeit können alle Mitarbeiter weitere Termine und Besprechungen so planen, dass das Jour Fixe davon nicht berührt wird. Die langfristige Terminierung sorgt auch dafür, dass alle Beteiligten mit Ausnahme von Urlaub oder Krankheit anwesend sind.
Der erste Regeltermin sollte deswegen ein bis zwei Monate vorher bestimmt werden, der anschließende Turnus ist dann jedoch abhängig von der Themenstellung und von vielen weiteren Aspekten. Übliche Jour Fixe-Zyklen sind einwöchig, monatlich oder quartalsweise. Hierbei empfiehlt es sich, sich auf einen festen Wochentag zu konzentrieren – bei einem monatlichen Turnus würde das bedeuten, dass sich das Team nicht am ersten eines jeden Monats, sondern beispielsweise an jedem ersten Dienstag des Monats trifft.
Zur Terminfindung und zum Versenden der Einladungen für das Jour Fixe bieten sich elektronische Zeitplansystem wie beispielsweise Outlook, Doodle (zur ersten Terminfindung) oder Google Calendars an. Solche Programme ermöglichen es, einen festen Terminzyklus einzustellen, sodass Einladungen automatisch zum richtigen Zeitpunkt versendet werden.
Gut organisiert: Vorbereitung eines konkreten Jour Fixe-Termins
Wenn die Teilnehmer bestimmt, Termin und Turnus festgesetzt und die Rollen verteilt sind, folgt die konkrete Vorbereitung. Es empfiehlt sich, die wichtigsten Themen vorab zu bestimmen und eine Übersicht an alle Mitarbeiter zu schicken, sodass diese gut vorbereitet in das Meeting gehen.
Das Festlegen einer Agenda verkürzt in der Regel die Besprechung, da man im Termin direkt zur Sache und damit zum Kern des eigentlichen Problems kommen kann. Hilfreich sind dabei Notizprogamme wie beispielsweise OneNote.
Ausstattung des Meetingraumes
Bei der Ausstattung eines Konferenzraumes gibt es deutliche Unterschiede. Räume mit breiten, gemütlichen Sesseln ohne technische Ausstattung sind zwar repräsentativ und wahrscheinlich für Business-Meetings die richtige Wahl, gelten jedoch für ein Jour Fixe als ungeeignet.
Oftmals können technische Hilfsmittel wie Whiteboard, Beamer oder Bildschirme ein solches Meeting noch effizienter gestalten, weil sie der Visualisierung von Inhalten dienen. Dadurch können Prozesse nicht nur wesentlich einfacher und schneller präsentiert werden, die visuelle Darstellung erleichtert und beschleunigt auch nachweislich die Verarbeitung von Informationen im Gehirn. Der Organisator sollte sich deswegen vor dem Jour Fixe versichern, dass alle benötigten technischen Hilfsmittel im gebuchten Raum vorhanden sind.
Grundlage des Jour Fixe: Deutliche Zielsetzung
Damit ein Meeting effizient ist, ist es wichtig bereits im Voraus die Ziele zu bestimmen. Organisatoren eines Jour Fixe müssen sich deswegen die Frage stellen, welches Ziel genau erreicht werden soll. Geht es beispielsweise darum, alle Projektbeteiligten auf den neuesten Stand zu bringen oder ist das Ziel eine konkrete Problemlösung? Nur wenn die Rahmenbedingungen klar definiert sind, lassen sich auch komplexe Strukturen innerhalb einer kurzen Zeit entschlüsseln.
Ablauf und Timing
Generell gelten kurze Jour Fixes von beispielsweise 30 Minuten als wesentlich effizienter als stundenlange Meetings. Probleme und Fragestellungen werden klar und präzise formuliert und die Konzentration der Mitarbeiter lässt nicht nach.
Gemeinhin sind alle Beteiligten bei einem knapp bemessen Zeitraum motivierter. Deswegen sollte der Organisator bereits im Voraus einen begrenzten Zeitraum für jedes Thema festlegen, sodass lange Ausschweifungen verhindert werden. Zeit ist zudem Geld – wird vom eigentlichen Thema abgekommen, sollte deswegen schnell und beharrlich eingeschritten werden.
In der Regel beginnt ein Jour Fixe damit, dass zunächst das Protokoll der letzten Sitzung besprochen und auf Erfolg oder Misserfolg geprüft wird, bevor dann alle weiteren relevanten Aspekte und Probleme thematisiert werden. Im Anschluss erfolgt dann die Besprechung der als nächstes anstehenden Aktivitäten und die damit verbundene Aufgabenverteilung.
Mithilfe einer Eieruhr lässt sich die gesetzte Zeit pro Thema besser einhalten. Hiermit wird vermieden abzuschweifen und jeder hat die Zeit im Blick.
Jour Fixe Protokoll
Aufgrund der begrenzten Personenzahl ist es nicht möglich, dass alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter im Jour Fixe anwesend sind. Viele Dinge, die im Meeting besprochen werden, geraten bei vielen Menschen bereits nach kurzer Zeit in Vergessenheit und können deswegen nur zu geringen Teilen erfolgreich umgesetzt werden. Aufgrund dessen sollte jedes Meeting schriftlich protokolliert werden.
Solche Protokolle dienen jedoch nicht nur der gedanklichen Stütze, sondern sind auch bei der Durchführung von konkret verteilten Arbeitsaufträgen wichtig. Der Protokollant sollte deswegen während des Jour Fixe nicht nur alle wichtigen Ergebnisse, sondern auch die darauf folgenden Arbeitsaufgaben inklusive Zeitpunkt der Erledigung notieren. Die Wahl des Arbeitsmittels ist dabei ganz ihm überlassen: Das Protokoll kann beispielsweise während der Sitzung handschriftlich vorgefertigt und dann später digitalisiert werden. Hilfreich sind auch Tools und Programme, die bei der digitalen Verarbeitung helfen können.
Jour Fixe Fazit
Trotz der zunehmenden Verfügbarkeit modernen, technischer Kommunikationsmittel sind persönliche und physische Zusammentreffen weiterhin in unserer Arbeitswelt wichtig. Feste Regeltermine wie das Jour Fixe erleichtern dabei die Kommunikation sowie Aufgabenverteilung und machen Meetings effizient. Mit unseren Tipps holen auch digitalisierte und moderne Unternehmen das Beste aus dem klassischen Meeting heraus!
